top of page

Privatlivspolitik

Senest opdateret: 25.02.2026

​

1. Hvem er dataansvarlig?

4H er en landsdækkende børne- og ungdomsorganisation, der tilbyder fritids- og læringsaktiviteter gennem lokale foreninger drevet af frivillige.

 

Dataansvarlig for den centrale medlemsadministration:

4H
Agro Food Park 15
CVR: 25854748
E-mail: ceji@4h.dk
Telefon: 26 47 22 79

​

Lokale foreninger

De lokale 4H-foreninger er som udgangspunkt selvstændigt dataansvarlige for behandling af personoplysninger i forbindelse med deres egne aktiviteter, medmindre behandlingen sker i 4H’s fælles medlemssystem efter instruks fra landsorganisationen.

Ved tvivl om, hvem der er dataansvarlig, kan du kontakte sekretariatet.

​

2. Særligt om børn og unge

4H behandler i vidt omfang personoplysninger om børn og unge under 18 år.

  • Ved indmeldelse og aktivitetstilmelding indhentes oplysninger fra forældre/værge.

  • Hvor behandlingen kræver samtykke (fx offentliggørelse af billeder), indhentes samtykke fra forældremyndighedsindehaver for børn under 18 år.

  • Vi indsamler kun de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre aktiviteten.

  • Følsomme oplysninger (fx helbred) behandles kun, hvis det er nødvendigt af hensyn til barnets trivsel og sikkerhed.

 

3. Formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

​

Medlemsadministration

  • Oprettelse og administration af medlemskab

  • Kontingentopkrævning

  • Dokumentation til brug for offentlige tilskud

 

Planlægning og gennemførelse af aktiviteter

  • Tilmelding og deltagerlister

  • Kommunikation om aktiviteter

  • Særlige hensyn (fx allergier)

 

Frivilligadministration

  • Registrering af kontaktoplysninger og funktion

  • Indhentelse og registrering af børneattester (Vi opbevarer ikke selve børneattesten. Vi registrerer alene, om attesten er indhentet og godkendt/ikke godkendt samt dato for indhentelse)

 

Kommunikation og formidling

  • Udsendelse af praktisk information

  • Nyhedsbreve (kun med samtykke)

  • Offentliggørelse af billeder og video (kun med samtykke)

 

Lovpligtige formål

  • Overholdelse af bogføringsloven

  • Dokumentation over for offentlige myndigheder

  • Indhentelse af børneattester

 

4. Hvilke oplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mail

  • Fødselsdato

  • Medlemsnummer

  • Forældres/værges kontaktoplysninger

  • Deltagelse i aktiviteter

  • Betalingsstatus (ikke kortoplysninger)

 

Særlige kategorier af oplysninger (GDPR art. 9)

  • Helbredsoplysninger (fx allergier eller særlige behov)

  • Oplysning om børneattest er godkendt/ikke godkendt

Vi behandler kun følsomme oplysninger, hvis det er nødvendigt og lovligt.

 

5. Retsgrundlag for behandling

Almindelige oplysninger (GDPR art. 6)

  • Art. 6(1)(b): Opfyldelse af medlemskab/aftale

  • Art. 6(1)(c): Retlig forpligtelse (fx bogføring, børneattester)

  • Art. 6(1)(f): Legitim interesse (fx drift og udvikling af organisationen)

Ved behandling efter legitim interesse foretager vi en konkret interesseafvejning.

 

Følsomme oplysninger (GDPR art. 9)

  • Art. 9(2)(a): Udtrykkeligt samtykke

  • Art. 9(2)(b) eller (g): Hvis lovgivning kræver det

Samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.

 

6. Videregivelse og databehandlere

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt.

​

Modtagere kan være:

  • Lokale foreningsledere

  • Offentlige myndigheder (fx kommuner i forbindelse med tilskud)

  • IT-leverandører (medlemssystem, mailplatform, regnskabssystem)

Der er indgået databehandleraftaler med relevante leverandører.

Vi sælger aldrig personoplysninger.

 

7. Overførsel til tredjelande

Hvis vi anvender leverandører uden for EU/EØS, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

 

8. Opbevaringsperioder

Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt:

  • Medlemsoplysninger: 2 år efter ophør

  • Frivilligoplysninger: 2 år efter ophør

  • Regnskabsmateriale: 5 år jf. bogføringsloven

  • Helbredsoplysninger: slettes efter aktivitetens afslutning

  • Billeder/video: indtil samtykke trækkes tilbage eller formålet ophører

  • Nyhedsbrev: indtil afmelding

 

9. Dine rettigheder

Du har ret til at:

  • Få indsigt i dine oplysninger

  • Få rettet urigtige oplysninger

  • Få slettet oplysninger (i visse tilfælde)

  • Få begrænset behandlingen

  • Gøre indsigelse mod behandling

  • Få udleveret dine data (dataportabilitet)

  • Trække samtykke tilbage

Henvendelse kan ske til: ceji@4h.dk

 

Du kan klage til:
 

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk

 

10. Sikkerhed og organisatoriske foranstaltninger

Vi beskytter personoplysninger gennem:

  • Rollebaseret adgangsstyring

  • Løbende begrænsning af adgang for frivillige

  • Krypterede forbindelser

  • Databehandleraftaler

  • Interne retningslinjer og instrukser

  • Procedure for håndtering af brud på persondatasikkerheden

  • Løbende vurdering af risici ved behandling af børns data

 

11. Opdatering af politikken

Vi opdaterer løbende persondatapolitikken. Den gældende version er altid tilgængelig på vores hjemmeside.

bottom of page