Printvenlig udgave

Medlemsregistrering 4H
Hvert år skal der indsendes Forenings- og medlemserklæringer til landsorganisationen 4H. Den årlige indberetning er nødvendig for:

• at udbetale udviklingsmidler til regionerne
• at opkræve medlemskontingent til landsorganisationen
• at lave årsopgørelse over medlemstallet
• at ansøge om Tips- og Lottomidler til drift af landsorganisationen

4H har en klar medlemsdefinition, og derudover skal vi opfylde Dansk Ungdoms Fællesråds (DUF’s) krav til medlemsdefinition for at kunne søge det årlige driftstilskud fra Tips- og Lottomidlerne. Begge regler er beskrevet nedenfor.

Medlemsdefinition for 4H

1. Medlemskab af landsorganisationen 4H opnås gennem medlemskab af en af landsorganisationen godkendt 4H klub.
2. Et fuldgyldigt medlem har indbetalt et helårligt medlemskontingent på minimum 75 kr. til en lokal 4H klub, en region eller landsorganisationen. Medlemskontingentet er helårligt i perioden fra 1. januar til og med 31. december. Kontingentet kan indbetales på giro eller netbank, men det skal fremgå af foreningens kontoudtog, hvem der er indbetalt for.
3. Alle medlemmer skal stå opført på en medlemsliste med minimum navn, adresse og fødselsår. Oplysningerne på medlemslisten skal stemme overens med oplysningerne på den af 4H klubben indsendte Forenings- og medlemserklæring.
4. Hvert år indsender klubben medlemsoplysninger på en Forenings- og medlemserklæring. På baggrund af denne erklæring opkræver 4H medlemskontingentet inden udgangen af året.

Krav i forbindelse med ansøgning om driftstilskud fra DUF
Forenings- og medlemserklæringen danner grundlag for ansøgning om driftstilskud fra Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) til 4H's landsorganisation.

Forenings- og medlemserklæringen er forsynet med nogle krav. Disse krav skal være opfyldt for at landsorganisationen 4H kan medregne de indberettede medlemmer og klubber i ansøgningen til DUF. Landsorganisationen 4H søger tilskud på baggrund af det forudgående regnskabsår.

1. Medlemmet må ikke være fyldt 30 år i det senest afsluttede regnskabsår.
2. Medlemmet skal personligt have betalt medlemskontingent på minimum 75 kr. indenfor det senest afsluttede regnskabsår.
3. Medlemmet skal have haft fulde medlemsrettigheder i det senest afsluttede regnskabsår.
4. Medlemmet skal være bosiddende i Danmark.

Lokalforeningsdefinition
Lokalforeningsdefinitionen stiller krav til den lokale 4H klub, der tælles med i ansøgningen om driftstilskud fra Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF).

Klubben skal:

1. have godkendte vedtægter, husk at vedtægterne skal underskrives hver gang de er ændrede. Vedtægterne godkendes ved at sende dem til 4Hs sekretariat, Agro Food Park 15,8200 Århus N.
2. klubben skal have 10 medlemmer under 30 år
3. være demokratisk, det vil sige at alle medlemmer sikres indflydelse ved at der afholdes generalforsamlinger eller medlemsmøder og på disse generalforsamlinger eller medlemsmøder skal der ske
   - vedtagelse af økonomi
   - godkendelse af vedtægtsændringer
   - vælges formand og bestyrelse
4. have selvstændig økonomi, husk at årsregnskabet skal være underskrevet
5. have fuldgyldige medlemsrettigheder i landsorganisationen (hvilket er tilfældet, hvis klubbens vedtægter er godkendte)
6. have eksisteret som klub i hele det forudgående regnskabsår
7. have regelmæssige aktiviteter

Dokumentation
Hvornår er der tale om personligt indbetalt medlemskontingent?
Et personligt indbetalt medlemskontingent opfyldes ved at kontingentet betales af enten:

• medlemmet selv
• forældre/værge
• stedfar eller stedmor

Man må gerne selv have indbetalt medlemskontingentet og så efterfølgende få det dækket af bedsteforældre eller andre. Men man skal selv først have indbetalt det.

Følgende skal fremgå af kontingentindbetalingen:

• medlemmets navn eller anden unik identifikation
• dato for kontingentindbetaling
• for hvilken periode kontingentet dækker (et helt medlems år)

Hvis kontingentet betales kontant:

• laves en dags dato eller kvitteres på et medlemskort, hvor der udleveres en kopi til det betalende medlem og bilaget indgår i det almindelige bilagsmateriale i regnskabet.

Følgende er IKKE personlig kontingentindbetaling i henhold til reglerne:

• sponsering (fx fra medlemmer af moderorganisation)
• samlede indbetalinger uden ID for hvert enkelt medlem
• klub der betaler medlemmernes individuelle kontingent
• kollektive medlemskab, hvor kontingent er betalt af fx en offentlig myndighed. Disse kan ikke længere indgå i ansøgningsgrundlagt for tipsmidlerne. Medlemmerne kan dog fortsat tælle med som medlemmer i andre sammenhænge.

Der skal være tale om et kontingent og ikke betaling for deltagelse i Madskole, et arrangement, kursus eller andet. Medmindre det udtrykkeligt fremgår af indbetalingen, at det også drejer sig om et kontingent.

Krav til opbevaring

1. Dokumentation for medlemskab og kontingent indbetaling skal opbevares indtil 5 år efter regnskabsårets afslutning.
2. Gem alle underskrevne medlemserklæringer på medlemmer indmeldt før 2007 i mindst 5 år efter, at medlemmet er udmeldt af 4H.
3. Vi opfordrer til, at medlemslister, original/kopi af medlemserklæringer/medlemskort samt beviser for årlig kontingentbetaling opbevares på regionskontoret. Dette sikrer materialet i forbindelse med skiftende bestyrelsesmedlemmer.

4H, juli 2010